Cuando enviamos mensajes importantes de los que esperamos una respuesta o gestión de forma rápida, si los destinatarios están ocupados, nuestros correos pueden pasar fácilmente desapercibidos.
Diariamente recibimos y enviamos una cantidad considerable de correos electrónicos. Si hacemos cuentas, el tiempo que invertimos en leer y responder estos correos puede ir aumentando hasta ser difícil de gestionar. Por eso, inevitablemente algunos de ellos a veces se quedan sin abrir en la bandeja de entrada.
A continuación te presentamos algunas técnicas sencillas para ayudar a mejorar tu capacidad de captar la atención con los correos electrónicos importantes.
1. Sé breve
En el envío de emails, menos es siempre más. Te aconsejamos que al redactar un correo electrónico dediques un tiempo a averiguar cómo eliminar lo superfluo y quedarte solo con lo esencial.
2. Empieza por lo más importante
Asegúrate de dejar claro el motivo del email y si éste no requiere ninguna gestión, indícalo por adelantado con una frase tipo “sólo para información”.
Si el correo electrónico requiere una lista de antecedentes, te recomendamos que indiques el motivo del mensaje en la parte inicial del texto. En correos electrónicos con fechas clave, puedes destacar los datos importantes en rojo y negrita.
3. Si hay varias partes en el email, intenta dividirlo en secciones
Cuando tus correos electrónicos son extensos o tratan distintos temas, los puedes dividir en secciones enumeradas para facilitar la comprensión al lector. También será útil estructurarlo si posteriormente debes recuperar alguna información de su contenido.
4. Dirige tu petición a una sola persona a la vez
Las personas somos menos propensas a responder un correo electrónico en grupo que a una petición individual.
Por ejemplo, si recibimos un correo con una petición de ayuda: «Oye, estoy organizando un evento y me gustaría pedirte…». Este mensaje se percibe como una petición directa a nuestra persona. Si no respondemos, sentimos que estamos dejando a un lado esa petición de forma individual y exclusiva.
En cambio, en el momento en que enviamos un correo electrónico a un grupo: «Me preguntaba si alguien podría ayudarme con…» cada destinatario pensará que alguien más va a responder. Es cierto que algunas personas lo harán, pero menos que si se envía a cada miembro individualmente.
Por tanto, personaliza tus mensajes importantes para cada destinatario.
5. Elige bien el asunto del mensaje
El asunto de tu correo electrónico es el titular de tu mensaje. Somos una generación de escáneres de correo electrónico y examinamos los asuntos de los mensajes para averiguar cuáles abrir en primer lugar. Si después de un par de días no hemos abierto un correo, lo más probable es que quede sin abrir hasta que alguien nos recuerde que todavía no hemos contestado.
6. La hora de envío es importante
No envíes correos electrónicos importantes el viernes por la tarde a menos que sean urgentes y requieran una acción inmediata. Nos interesa que nuestro mensaje quede encima de la pila no en la parte inferior de ésta. Puedes escribirlos en fin de semana y luego enviarlos el lunes a primera hora.
¿Qué te parecen estos consejos? Seguro que conoces alguno más, ¿lo compartes con nosotros?
Imagen: http://www.chasingeyes.com
Fuente: Both Sides of the Table
Un ejemplo que muestre la teoría que nos indicas, gracias